Communie of lentefeest organiseren

Stijlvol en toch kinderlijk!

Hebben jullie binnenkort één of meerdere kinderen die hun communie of lentefeest gaan doen en nemen jullie zelf de organisatie in handen? Bij Eventa Rent helpen we jullie heel graag verder om van het lente- of communiefeest een succes te maken dankzij onze to-dolijst!

Hoe organiseer je een communie- of lentefeest? Lees hier alles over hoe je de organisatie van een communie- of lentefeest het best aanpakt.

Eventa-rent-feestverhuur-tenten-springkastelen-huren

Het communie- en lentefeest stappenplan

Verloop van de dag & budget
Locatie en aanwezigen
Menu + catering
Uitnodigingen
Inkleding
Wat mag je zeker niet vergeten?
Download de checklist

1. Verloop van de dag

De datum van een lentefeest, vormsel, communie... wordt op voorhand bepaald door parochie, school... Het feestmoment dat met deze dag gepaard gaat wordt dan ook meestal op dezelfde dag georganiseerd als de plechtigheid.
Hierdoor heb je zelf de datum en de uren niet in de hand. Vanaf dat deze bekend zijn en gecommuniceerd worden is het aangeraden om het verloop van de dag te bepalen.

Het gebeurt meer en meer dat het ceremoniële gedeelte of in de voormiddag of in de namiddag plaatsvindt. Dit heeft een enorm effect op het verloop van de dag.

Denk na hoe jullie de daginvulling zien naargelang de gecommuniceerde uren en maak een eerste voorstel voor het verloop van de dag.

Budget

Naast het verloop van de dag is het ook belangrijk om een inschatting te maken hoeveel budget jullie willen uitgeven aan het communie of lentefeest. Deze inschatting zorgt ervoor dat je de juiste keuzes kunt maken en geen onverwachte kosten hebt.

Wil je toch op voorhand beginnen ondanks dat datum en uren nog niet gekend zijn: schrijf dan enkele scenario's uit die mogelijk kunnen zijn en bekijk op basis van de scenario's de volgende stappen en wensen. Zo kan je snel schakelen vanaf dat de beslissing over de datum is gevallen.

2. Locatie en aanwezigen

Het feest op locatie of thuis? Beide hebben hun voor- en nadelen.
Denk eerst goed na over wat jullie zelf wensen en hoeveel mensen jullie zouden willen uitnodigen?

Het is altijd leuk om veel mensen uit te nodigen. Natuurlijk moeten ze wel allemaal in je zaal, tuin of huis passen. Mogelijks kan niet iedereen aanwezig zijn. Gemiddeld rekenen we bij het uitnodigen op 15-20% annulaties.

Tip voor je aanwezigheidslijst: Schrijf aantal kinderen en volwassenen best al apart neer.
Hou op deze lijst bij wie je hebt uitgenodigd en wie aanwezig zal zijn.

Hoe kies je de locatie van je communie- of lentefeest? Bekijk eerst de verschillende opties in je omgeving (familie, vrienden, parochiezaal, zaaltje van school...), vraag prijzen en offertes op en vraag wat er allemaal mogelijk is of inbegrepen is. Is alles beschikbaar van meubilair, bediening, vaste cateraar... of wil/moet je zelf nog veel voorzien?

Organiseer je het communie- of lentefeest thuis of op een locatie waar je zelf alles nog moet voorzien? Dan kan je helemaal je eigen goesting doen qua inkleding ;-).

Lees hier alles over: Wat je moet voorzien van feestmateriaal als je een feest organiseert?

3. Menu & catering

Bij een communie en lentefeest hoort eten. Hier kan je helemaal zelf kiezen wat jullie wensen.

Op locatie
- Heb je een zaal met vaste catering: dan is de keuze snel gemaakt.
- Zaal zonder catering: ga op zoek naar een cateraar/traiteur/foodtruck of voorzie alles zelf op voorhand.
Thuis
- Er zijn verschillende cateraars/traiteurs/foodtrucks die op locatie komen of op voorhand graag alles klaarmaken een leveren.
  Tip: check zeker op voorhand wat de cateraar nodig heeft als ze bij je thuis komen koken (hoeveel ruimte, beschikbare keuken, stromend water...)
- Voorzie je graag zelf het eten? Dat kan zeker!
  - Wil je alles op voorhand maken: bekijk wie je kan helpen en voorzie genoeg schotels een koeling om alles koud te houden.
  - Liever a la minute? Zorg dat je goed voorbereid bent en kijk wie er die dag kan helpen. Vriendjes of vriendinnetjes van neven/nichten/..., lokale Chiro, familie, vrienden... Er is altijd wel iemand die graag de handen uit de mouwen steek.

Bij Eventa Rent hebben we heel wat zaken die je kunnen helpen bij het koken van eten voor grote(re) hoeveelheden. Van bakplaten tot paellapannen, van percolators voor koffie tot barbecues, we hebben het allemaal! Alles om zelf de kok uit te hangen vind je hier!

Neem je zelf de menu en catering in handen? Dan geven we je graag wat leuke ideetjes mee + tips die je zeker moet onthouden. Lees hier alles over: een etentje thuis organiseren.

4. Uitnodigingen

Je hebt al een inschatting gemaakt van hoeveel volwassenen en kinderen je wilt uitnodigen maar deze moeten nog uitgenodigd worden. Tegenwoordig worden dichte familie en vrienden reeds via een bericht op de hoogte van de datum gesteld maar er worden ook mooie uitnodigingen gestuurd.

Wanneer stuur je de uitnodiging uit?

Uitnodigingen worden meestal tussen de 3 tot 1 maand voor het feest uitgestuurd. Wij rekenen ongeveer 10-8 weken op voorhand uit. Zo zijn mensen tijdig op de hoogte en kan iedereen het inplannen. Vermeld zeker dat mensen laten weten of ze aanwezig zijn of niet. Max tot 1 a 2 weken op voorhand. Zodat je het nodige kunt voorzien van eten en drank.

Uitnodiging maken

Er zijn veel manieren om een uitnodiging te maken. Er zijn tegenwoordig verschillende websites waar je makkelijk een uitnodiging kunt maken en kunt personaliseren.

Wil je reeds mooie foto's op je uitnodiging met communie- of lentekleding? Koop de kleding tijdig en voorzie indien nodig ook tijdig je fotograaf.

stoelen en tafels huren voor communiefeest

klapstoel retro hout van Eventa Rent

Tip: er zijn fotografen die zowel uitnodigingen als bedankkaartjes maken.

Vraag na hoe lang de levertijd is voor het verzenden van je uitnodigingen. Zorg dat de uitnodigingen minstens 2 weken voor uitzenden bij jou geleverd worden. Moest er verkeerd geleverd worden, een fout zijn... kan je hier nog op inspelen zonder dat je planning in de war geraakt.

Wat staat er op de uitnodiging?

Vergeet niet alle practicals op de uitnodiging te zetten. We denken hierbij aan:

Locatie & adres
Datum & timing
Bereikbaarheid: parkeerplaats, openbaar vervoer, fietsenstalling...
Datum tegen wanneer de gasten dienen te laten weten of ze al dan niet komen. Vragen om te specifiëren met hoeveel volwassenen/kinderen ze zullen langskomen.
Cadeau ideeën
Eventueel (afhankelijk van je type catering): allergieën, intoleranties

Tiebe maakt zelf zijn eigen suikerspin met suikerspinmachine

5. Inkleding

Yes! Al het noodzakelijke is in orde! Je hebt een datum, een locatie, de mensen die je wilt uitnodigen, je menu... Nu kan je aan de inkleding beginnen!

Is je uitnodiging verstuurd in een bepaalde kleur en wil je deze kleur doortrekken tijdens je feest? Voorzie slingers, servietten, ballonnen, bloemen... in hetzelfde kleurenpallet. Je kan er zelfs een themafeest van maken (denk: eenhoorns, voetbal, jungle...)

Wil je een extra snack voorzien? Voorzie heerlijke zelfgemaakte popcorn met popcornmachine of een suikerspinmachine. Super lekker en heel leuk om zelf te maken!

Ook kinderanimatie kan niet ontbreken! Hierbij enkele leuke tips en tricks:

Huur een goochelaar of clown. Als je 't ons vraagt is Gekke Jorre een van de beste!
Huur een springkasteel, hindernissenbaan of originele spelen helemaal naar keuze van de feestvierder.
Voorzie leuke gezelschapsspelletjes, strips, kleurplaten en kleurtjes in een hoek helemaal ingericht voor kinderen.
Is er een animator van scouts, chiro of oudere nicht of neef die graag met kinderen bezig is? Misschien willen zij voor 1 dag wel de kids entertainen?

6. Wat mag je zeker niet vergeten?

Boek je fotograaf op tijd zowel voor foto's op voorhand als op de dag zelf.
Wil je mensen niet met lege handen naar huis sturen? Voorzie een leuk bedankje met een mooi bedankkaartje!
Maak een planning van de dag op papier en geef deze aan enkele mensen die mee instaan voor organisatie (hulp, cateraar, fotograaf...) zo is iedereen op de hoogte.

Wat kan goed van pas komen op de dag zelf?

Je kan nooit op voorhand op alles voorbereid zijn! Toch zijn er wel enkele zaken die je zeker kunt meenemen of voorzien! Zodat je zeker bent ;-).

Voorzie zeker reservekledij voor de feestvierder! Mee spelen, eten en plezier hebben zonder bang te zijn dat de mooie kleren vuil worden is toch een must?!
Is het feest buiten? Voorzie een regenplanning! Een tent om onder te schuilen, spelletjes voor binnen, wat paraplu's...
Een EHBO kit en icepack in de vriezer komen altijd van pas ;-)
Voorzie naast jezelf altijd nog iemand die op de hoogte is van de planning van de dag + een lijst met leveranciers en telefoonnummers. Zo kan je snel schakelen als er toch iets anders loopt.

Nog een checklist nodig?

Bekijk hier onze checklist zodat jij zeker bent of je alles hebt voorzien voor je communie- of lentefeest!